Dù học tiếng Anh đã lâu nhưng chắc hẳn, việc trao đổi bằng tiếng Anh qua điện thoại vẫn có đôi lần khiến bạn thấy lúng túng. Dưới đây là 8 điều cần lưu ý để có thể trả lời điện thoại bằng tiếng Anh thật lưu loát và rõ ràng.
1. Luôn giới thiệu bản thân trước tiên
A. Ở văn phòng, khi nhận điện thoại, bạn nên giới thiệu rõ họ tên và bộ phận mình đang công tác.
Ví dụ:
“Hello, Accounting Department, Syndi Seid speaking.”
(Xin chào, đây là Phòng kế toán, tôi là Syndi Seid)
B. Trong những trường hợp khác, bạn cũng cần nói rõ tên của mình. Đừng chỉ trả lời bằng những từ như “yeah” hoặc “yes”.
C. Khi gọi điện cho người khác, bạn cũng cần nói rõ mình là ai và tên người bạn muốn gặp.
Ví dụ:
“Hello, my name is John Doe from XYZ Corporation. May I please speak with Ms. Jane Smith?”
(Xin chào, tôi là John Doe từ công ty XYZ. Vui lòng cho tôi gặp bà Jane Smith.)
2. Hãy chú ý đến giọng điệu của bạn trong điện thoại
Đừng tỏ vẻ quá lo lắng, cáu kỉnh, cách nói chuyện của bạn nên từ tốn, rõ ràng và tự tin.
Mẹo nhỏ: Bạn nên ngồi thẳng trên ghế hoặc đứng khi nói chuyện điện thoại để điều chỉnh giọng nói của mình.
3. Suy nghĩ thật kĩ và sắp xếp lại những ý bạn định nói trước khi gọi
Mẹo nhỏ: Hãy viết các ý chính và những câu hỏi bạn thắc mắc ra một mảnh giấy. Cố gắng để truyền tải thông điệp bạn muốn một cách rõ ràng và ngắn gọn nhất.
Đừng bao giờ nói những câu chung chung như: “Hello, it’s Cyndi, call me back” (Chào, tôi là Cyndi, gọi lại cho tôi nhé). Bạn luôn phải nói rõ mục đích bạn cần trò chuyện với họ là gì.
4. Đừng để bị ngắt quãng khi đang nói điện thoại
Bạn nên tránh việc vừa nói chuyện qua điện thoại, vừa nói chuyện với một người khác cạnh mình vì dễ gây hiểu lầm và bỏ sót thông tin.
Mẹo nhỏ: Nếu phải cắt ngang cuộc điện thoại vì một tình huống nào đó, bạn có thể nói: “Please excuse me for a moment I’ll be right back.” (Xin chờ giây lát, tôi sẽ quay lại ngay.) và khi quay trở lại, hãy nói “Thank you for holding.” (Cảm ơn đã chờ máy.)
5. Khi để lại lời nhắn, hãy nói thật chậm và rõ ràng
Đừng sử dụng những cụm từ gãy, tiếng lóng hoặc thành ngữ dài dòng. Nếu người nhận lời nhắn chưa biết rõ về bạn, hãy cho họ biết tên và số điện thoại để liên lạc lại.
Bạn có thể bắt chước cách nói chậm rãi của nhân viên trực tổng đài khi muốn để lại tên họ và số điện thoại trong lời nhắn – rõ ràng, chậm và mạch lạc.
6. Luôn nói thấp giọng nhưng rõ ràng
Đặc biệt, khi nói điện thoại trong công ty hoặc nơi đông người, bạn luôn nhớ phải kiểm soát âm lượng trong giọng nói của mình.
Mẹo nhỏ: Bạn có thể đặt ống nghe xa hơn tai một chút và xem thử giọng nói của mình đang quá to hay quá nhỏ
Nguồn tham khảo: advancedetiquette.com
TRƯỜNG CAO ĐẲNG NGOẠI NGỮ VÀ CÔNG NGHỆ VIỆT NAM 